Een vooraf opgesteld systeem van functionering- en beoordelingsgesprekken is een goed begin, maar biedt geen garantie. Effectief communiceren met werknemers is een vak apart. Dat komt doordat deze een menselijke en juridische kant heeft. Het is noodzakelijk om die twee aspecten optimaal te integreren. Kortom, problemen met werknemers de goede kant op managen en tegelijkertijd dossiervormen voor het geval er een arbeidsconflict ontstaat zie ook: ontslag stuit soms op problemen.
Tijdens een beoordelingsgesprek wordt het functioneren van een werknemer besproken over een recente periode, bijvoorbeeld het afgelopen jaar. Niet alleen komt de kwantiteit van het afgeleverde werk aan de orde, maar ook de kwaliteit ervan. Verder wordt het sociaal functioneren en de samenwerking met collega’s besproken. Een eventuele salarisverhoging of verlenging van het dienstverband kunnen ook meegenomen worden tijdens deze gesprekken. Of je nu als leidinggevende een beoordelingsgesprek moet voeren, of als werknemer wordt beoordeeld: in beide gevallen is het een belangrijk moment. Naar aanleiding van een beoordelingsgesprek kun je als werknemer bijvoorbeeld promotie maken. Als leidinggevende is het een goed moment om te kijken op welk punt je de medewerkers beter moet aansturen. Beoordelingsgesprekken vinden vaakl eens per jaar plaats. Het einde van het jaar kan een goed moment zijn om de balans op te maken.
Aan een beoordelingsgesprek nemen altijd twee partijen deel: een werknemer en zijn leidinggevende. Je functie bepaalt welke rol je tijdens een beoordeling inneemt. De verhoudingen tussen beide partijen zijn tijdens een beoordelingsgesprek ongelijkwaardig: er is sprake van eenrichtingsverkeer. Als leidinggevende spreek je een oordeel uit over de prestaties van een werknemer. Als werknemer kun je slechts kennisnemen van het oordeel en mag je op de uitspraak reageren. Dit is het verschil met een functioneringsgesprek. Bij een functioneringsgesprek zijn de verhoudingen gelijkwaardig, wordt de (verschillende) visie op het functioneren gegeven en zoek je samen met je gesprekspartner naar mogelijkheden om niet alleen je eigen functioneren te verbeteren, maar ook de onderlinge samenwerking. Tijdens een beoordelingsgesprek staan de meetbare prestaties uit het verleden centraal.
Een goede voorbereiding is een absolute must, ongeacht de rol die je hebt.
Als leidinggevende moet je zoveel mogelijk informatie inwinnen over het functioneren van je medewerker. Denk aan geschreven rapporten, notulen van vergaderingen en eerdere beoordelingen. Je verzamelt feitenmateriaal waaruit het functioneren van je medewerker blijkt. Verder moet je je verdiepen in de beoordelingscriteria. Lees de functieomschrijving en de bijbehorende competenties en taken. Bedenk in hoeverre je werknemer hieraan voldoet en zoek onderbouwing bij je bevindingen. Neem hierbij ook de signalen en opmerkingen mee die je van de directe collega’s ontvangt. Vraag hen in principe nooit rechtstreeks hiernaar, tenzij je niet anders kan. In dat geval moet je het wel expliciet benoemen.
Als werknemer moet je de agenda goed doornemen. Bekijk de punten die je leidinggevende met je wilt bespreken. Bedenk welke onderwerpen jij graag nog aan bod ziet komen. Draag je suggesties aan je leidinggevende voor. Je leidinggevende is verplicht je ruim van tevoren de [agenda] toe te sturen. Trek dus op tijd aan de bel wanneer het gesprek nadert en je nog steeds geen agenda hebt ontvangen. Als werknemer heb je recht op een goede voorbereiding.
De agenda laat zien welke aspecten met betrekking tot jouw functioneren er besproken zullen worden. Ga van tevoren na hoe jij tegen jezelf als werknemer aankijkt: wat ging er de afgelopen tijd goed en waar bleek dat uit? Op welke punten ondervond je problemen en hoe kwam dit? Hoe verloopt de samenwerking met je collega’s? Door zelfreflectie kun je makkelijker inhaken op de feedback die je straks ontvangt. Ga aan de hand van eerdere verslagen na in hoeverre je verbeteringen hebt doorgevoerd en wat onveranderd is gebleven, en vooral ook hoe het komt dat verbetering is uitgebleven.
Klik hier voor een voorbeeldagenda.
Klik hier voor tips bij het opbouwen van een personeelsdossier.
Klik hier voor een voorbeeld beoordelingsformulier
Bronnen:
www.hrmadvocaten.nl
www.intermediair.nl
www.carrieretijger.nl
Meer lezen:
Hoe overleef je het beoordelingsgesprek?: www.intermediair.nl/97155#97155
Beoordelingsgesprek op komst? Dit kun je zelf doen: www.intermediair.nl/artikel.jsp?id=97161
Een beknopt overzicht van do’s en don’ts voor leidinggevenden tijdens beoordelingsgesprekken; www.personeelszakenonline.nl/Artikelen_2004/2004-7-checklist_beoordelingsgesprek.htm
Een ‘infokaart’ waarin kort de randvoorwaarden en regels van het beoordelingsgesprek worden uitgelegd; www.unie.nl/cms/publish/content/showpage.asp?pageid=587