Het is verstandig een keer per jaar, bij voorkeur kort voor de oudergesprekken, alle kinderen uitgebreid te bespreken. De groepsleidsters kunnen in dit geval gevraagd worden deze bespreking voor te bereiden. Bijvoorbeeld door de jaarlijkse observatie van de kinderen voorafgaand aan deze vergadering houden. Het is aan te raden van alle besprekingen een verslag te maken. Deze verslagen worden door alle leidster van de groep en de leidinggevende doorgelezen en ondertekend.
Deze verslaglegging wordt gebruikt ter voorbereiding van de oudergesprekken. En ter informatie in het kinddossier. Zo kan, als achtergrond informatie nodig is, altijd worden teruggezocht. Let wel; als het kind het kindcentrum verlaat dient het dossier vernietigd te worden.
Ouders kunnen altijd inzage vragen in het dossier van hun kind. Dit is niet gebruikelijk, maar hou hier wel rekening mee.