public relations Communicatiespecialisten voeren al jaren een strijd over de vraag of public relations (PR) wel een marketinginstrument is. Voor de ondernemer in de kinderopvang is deze discussie niet zo relevant. Die heeft met PR een instrument dat meestal via een omweg de boodschap overbrengt. Die boodschap mag niet tè direct commercieel zijn. Dan mist deze haar effect.
PR heeft met reclame gemeen dat er wordt gewerkt vanuit één centraal thema c.q. centrale boodschap. Hoe verschillend de bewoordingen mogen zijn, de boodschap komt steeds op hetzelfde neer. Deze boodschap moet ook door medewerkers moet worden uitgedragen. Daarom is het zaak deze intern ook goed te communiceren. Zie ook communicatiestrategie.

 

Public relations heeft een groot pakket instrumenten ter beschikking:

  • Huisorgaan/magazine
    Hoewel iedere ondernemer het blad anders invult, is er toch één overeenkomend redactioneel concept:
    • Beleid toelichten/verklaren
    • Nieuwe beleidsontwikkelingen
    • Visie op marktontwikkelingen
    • Visie op overheidsbeleid
    • Bedrijfsnieuws
    • Human interest
    Verschijningsfrequentie van een magazine is meestal vier- tot zesmaal per jaar.
    Een magazine kan ook in digitale vorm verschijnen. Dat brengt beperkingen met zich mee. Zie ook direct mail.
  • Nieuwsbrief
    In gedrukte of digitale vorm. Bevat vooral nieuws. Een digitale nieuwsbrief biedt wel mogelijkheden de lezer naar de website te brengen waar langere publicaties kunnen worden opgenomen. De digitale versie biedt mogelijkheden tot interactie met lezers. Benut die mogelijkheid!
    De verschijningsfrequentie van een digitale nieuwsbrief is meestal zes- tot tienmaal per jaar. Zie ook direct mail.
  • Networking
    Door veel ondernemers gezien als een plaag: min of meer verplicht naar recepties en vergaderingen gaan. Toch is het goed prioriteiten te stellen. Maak voor iedereen voor wie dat van toepassing is, een jaarplanning van bijenkomsten waar je informeel in contact kunt komen met  relevante personen. Periodiek wordt gerapporteerd over gelegde contacten en de follow up-acties.
  • Redactionele publiciteit
    Ook wel genoemd “free publicity”. Er kunnen zeven verschillende instrumenten worden gebruikt:
    • Persbericht
      Vooral bestemd om nieuws te presenteren. Maak er geen verkoopverhaal van; het bericht verdwijnt dan in de prullenbak. De tekst van een persbericht moet de vier W’s bevatten:
      • Wat (is er gebeurd?)
      • Wanneer (is het gebeurd?)
      • Waar (vond het plaats?)
      • Wie (heeft het gedaan?)
      Deze vier W’s moeten worden beantwoord in de eerste alinea. In volgende alinea’s kunnen ze worden uitgewerkt.  Sluit een persbericht altijd af met een “Noot voor de redactie – Niet voor publicatie”. Daarin kan informatie worden gegeven over de beschikbaarheid van fotomateriaal en de contactpersoon voor nadere informatie (met (mobiel) telefoonnummer.)
      In principe nooit op vrijdag een persbericht versturen aan dagbladen. De krant van zaterdag is voor het belangrijkste gedeelte al gemaakt. De maandagkrant heeft weinig redactionele ruimte. (Uitzondering: Financieele Dagblad.)
      Houdt rekening met de sluitingstijden. Ochtendbladen moeten vóór 15.00 uur een bericht hebben. Avondbladen vóór 07.00 uur. Het bericht altijd per e-mail versturen.
      In principe geen foto’s als bijlage meesturen. Zijn foto’s belangrijk? Stuur dan een pagina met verkleinde afdrukken (thumbnails) in lage resolutie met een online bestelmogelijkheid. Foto’s voor kranten en tijdschriften hebben een resolutie van 300 dpi. Als de foto’s door een beroepsfotograaf zijn gemaakt, biedt ze aan het medium rechtenvrij aan. Naamvermelding is wettelijk verplicht.
    • Interview
      Bij belangrijke ontwikkelingen kan een interview met een redacteur worden gearrangeerd. Stuur niet zo maar in het wilde weg een aanbod voor een interview aan de krant. Iedere rubriek in een krant of tijdschrift heeft een chef. Zoek uit wie dat is en wat het e-mail-adres is. Geef in een e-mail een korte (niet al te opgeklopte) samenvatting van de ontwikkeling met het aanbod van een interview.
      Als u tijdens het interview verwacht dingen te moeten zeggen ter verklaring die niet in de krant mogen komen, maak dan vooraf een afspraak off the record. Omschrijf in globale termen wat u wilt gaan zeggen. Pas als de journalist akkoord is met off the record, geeft u de informatie. Als uw verhaal ingewikkeld is of veel cijfermateriaal bevat, biedt de journalist aan het stuk vóór publicatie op feiten te contoleren. Controleer ook alleen maar de juistheid. Als de journalist dingen heeft geschreven die u wel hebt gezegd, maar die u bij nader inzien niet in de krant wilt hebben, jammer.
    • Auteursartikel
      Sommige dagbladen en tijdschriften accepteren artikelen van derden. Een auteursartikel is een goed instrument om een visie te geven of een beschouwing over een ontwikkeling. Het onderwerp moet aansluiten bij de actualiteit. Zoek uit wie de verantwoordelijke chef is. Stuur hem een korte samenvatting (maximaal half A-viertje) met het aanbod een artikel te schrijven. Bij acceptatie krijgt u lengte en stijlinstructies. Houdt u zich daar aan. Anders is alle werk voor niets geweest. Een auteursartikel wordt zelden financieel gehonoreerd.
    • Ingezonden brief
      Alleen te gebruiken als er commentaar geleverd moet worden op een eerdere publicatie. Een ingezonden brief moet niet langer zijn dan 200 woorden. Hij moet binnen enkele dagen na verschijning van de eerdere publicatie zijn geschreven. Stuur ook weer per e-mail.
    • Column
      Een column bevat een persoonlijke visie op een sector of maatschappelijke ontwikkeling. Meestal hebben ze een lengte van 100 tot 250 woorden. Maak een onderwerpenplanning over een langere periode. Er wordt vaak te gemakkelijk begonnen aan een column. Na vier of vijf keer is de creativiteit uitgeput. 
    • Rubriek
      Voor huis-aan-huisbladen (de gratis advertentiebladen) kan een rubriek met anekdotes uit het kindercentrum een welkome redactionele aanvulling zijn.
    • Reportage
      Kinderopvang is bij uitstek een sector voor een reportage. Laat een redacteur minstens een hele dag meelopen als “hulpleidster”. Maak vooraf afspraken over privacy van kinderen en ouders.
    • Persconferentie
      Wees terughoudend met het organiseren van een persconferentie. Iedere journalist wil een eigen exclusief verhaal. Organiseer alleen een persconferentie als
      1. er sprake is van echt nieuws,
      2. het nieuws momentgebonden is dat alleen op dát moment bekend kan worden,
      3. er geen andere mogelijkheid is het nieuws bekend te maken.
  • Spreekbeurt
    Het houden van een inleiding voor een groep relevante personen is van de meest effectieve manieren om de organisatie te presenteren. Ook al is de geboden spreektijd langer, beperk de inleiding tot maximaal 20 minuten.  Schrijf de tekst wel geheel uit, maar ga hem niet oplezen. Een paar kaartjes met trefwoorden is voldoende als u het uitspreken van de tekst een aantal keren hebt geoefend. Tien pagina’s tekst enkele regelafstand is rond de 20 minuten, afhankelijk van de spreeksnelheid.
  • Gastles of –college
    Vooral geschikt om de onderneming te positioneren als potentiële werkgever. Het aanbieden van een gastdocent kan het beste geschieden via een bekende docent of via het faculteitsbureau.

Meer informatie over