Tips om de oudercommissie in stand te houden
• Benoem een voorzitter (en een vervanger) en maak deze mede verantwoordelijk voor de werving van nieuwe leden
• Benoem een notulist
• Maak een jaarplanning voor de bespreking van de onderwerpen.
• Werk met een vaste [agenda] en zorg dat deze tijdig wordt verstuurd.
• Vraag de voorzitter binnen de geplande tijd te blijven.
• Laat de voorzitter ook echt de voorzitter zijn; jouw aanwezigheid beperkt zich tot aanvullingen, nieuwtjes of het geven van toelichting op de bespreekpunten.
• Laat de oudercommissie meedenken over [feesten/thema’s], [ouderavonden] en dergelijke.
• Laat een vergadering doorgaan, ook al heb je het gevoel dat niemand zin of tijd heeft. Desnoods met maar één lid, dan voelen de anderen zich mogelijk ‘schuldig’ en zullen de volgende keer misschien wel weer komen.
• Stimuleer dat de oudercommissie ook zonder jou vergadert. Hiermee laat je zien vertrouwen te hebben. Draag dit ook uit.
• Hang een ideeënbus op voor de oudercommissie.
• Maak een apart e-mail adres aan voor de oudercommissie (kan ook met Hotmail of Yahoo!). Vraag de voorzitter of iemand anders deze regelmatig te controleren.
• Wanneer je een (nieuws)brief aan alle ouders wilt versturen, stuur hem dan eerst naar de voorzitter met een begeleidende mail dat je deze brief bijvoorbeeld morgen in de bakjes wilt verspreiden.
• Verzorg bijvoorbeeld een fotobord met daarop de namen van de leden met een foto en op welke manieren de leden te bereiken zijn. Geef ook de informatie over hun kind(eren); de naam, de groep en op welke dagen ze er zijn.
• Verzorg eens per jaar een presentje voor alle leden. Deel dit bijvoorbeeld op een ouderavond of zomerfeest uit, zodat andere ouders ook zien hoezeer je de oudercommissieleden waardeert.
Tips om de oudercommissie constructief te houden
• Zorg ervoor dat iedereen weet dat je een gezamenlijk doel hebt: de kinderen zo goed en prettig mogelijk opvangen.
• Benoem het doel dat je probeert te bereiken.
• Wanneer een ouder alleen spreekt vanuit het belang van zijn/haar eigen kind, reageer direct dat de oudercommissie er is voor het welzijn van alle kinderen
• Geef zoveel mogelijk informatie (ook al is die soms pijnlijk).
• Neem klachten serieus en probeer het te zien als verbeterpunt.
• Voel je niet persoonlijk aangevallen wanneer er klachten komen.
• Wanneer er gemopper is, bijvoorbeeld over de wisselingen van personeel, maak dan duidelijk dat je het zelf ook heel vervelend vindt.
• Wanneer ouders graag iets willen dat niet haalbaar is, leg dan uit waarom dit volgens jou niet haalbaar is.
• Wanneer je niet zeker weet of het haalbaar is, zeg dat je erover na zult denken en kom er snel op terug (wacht niet tot de volgende vergadering, maar mail of bel eerder met de uitkomst). Kom er ook daadwerkelijk op terug!
• Wanneer je zelf kinderen hebt, kan je aangeven dat je iets als ouder ook prettig zou vinden, maar het als manager toch moeilijk kan realiseren
• Mochten de oudercommissieleden graag iets willen wat volgens jou onhaalbaar is, laat hen dan met een uitgewerkt voorstel komen. Zo krijgen ze meer inzicht in de materie en komen ze misschien zelf tot de conclusie dat het onhaalbaar is. De andere mogelijkheid is dat jij er zelf achterkomt dat iets minder onhaalbaar is dan je zelf had gedacht.
Conflictsituaties
Benoem het wanneer je het gevoel hebt dat de oudercommissieleden ergens niet tevreden over zijn. Probeer te achterhalen waar dit aan ligt. Vaak merk je dat de leden hun ongenoegen opstapelen en dan over pietluttige dingen klagen. Vraag door wanneer je het gevoel hebt dat er meer aan de hand is. Steek je kop niet in het zand! Zo kun je vaak een ‘echte’ conflictsituatie voorkomen.
Benoem het ook wanneer je het gevoel hebt dat ze jou niet zien zitten en praat hierover. Door dit open te gooien is vaak al de grootste slag geslagen. Probeer dit niet persoonlijk op te vatten (het is je werk!)
Mocht er toch een conflictsituatie ontstaan, wees dan onafhankelijk en zakelijk. Verzand niet in een ordinaire ruzie, ook niet wanneer iemand (of jijzelf) persoonlijk aangevallen wordt. Maak duidelijk dat je dit niet prettig vindt, geef duidelijk je grenzen aan. Wees integer; bespreek nooit het gedrag van een van de leden met een van de andere leden, ook al proberen andere leden van jou te horen wat je van diegene vindt. Probeer je te verplaatsen in de ander en maak duidelijk dat je je bepaalde gevoelens voor kan stellen.