Om ouders aan hun betalingsverplichting te kunnen houden, is het verstandig hierover duidelijke afspraken te maken in de opvangovereenkomst en de algemene voorwaarden.
De Algemene Voorwaarden Kinderopvang – Dagopvang en Buitenschoolse Opvang – geven regels over de betaling van de verschuldigde vergoeding (artikel 13 van de Algemene Voorwaarden). De Algemene Voorwaarden moeten worden toegepast door alle ondernemers die lid van één van de twee brancheorganisaties in de kinderopvang zijn.
De Algemene Voorwaarden regelen niet de termijn waarbinnen een verzonden factuur moet zijn betaald. Gebruikelijk is een termijn van 14 dagen.
Om de kans dat ouders niet aan hun betalingsverplichting voldoen zo klein mogelijk te houden, kan je bijvoorbeeld ook met ouders in de overeenkomst afspreken dat zij jou het recht verlenen om de verschuldigde bedragen automatisch van hun rekening af te laten schrijven (automatische incasso). Jouw bank kan je informeren over hoe je een automatische incasso kunt regelen.
Maar ook een automatische incasso is geen garantie dat je altijd tijdig en volledig betaald krijgt.
Om jouw risico's als ondernemer voor niet-tijdige of niet-volledige betaling zo klein mogelijk te houden, kan je het best de volgende stappen te volgen:
a. spreek in jouw contracten een duidelijke betalingstermijn af
b. probeer zoveel mogelijk met uw klanten automatische incasso's af te spreken
c. leg de ouder de mogelijkheid voor om de vergoeding van de Belastingdienst rechtstreeks naar jou over te laten maken
d. vermeld de betalingstermijn op al de facturen
e. verstuur de facturen tijdig
f. is binnen de gestelde betalingstermijn de volledige betaling niet binnen, neem dan contact op met de ouders en wijs op de betalingsachterstand. Stuur echter ook altijd een formele betalingsherinnering, waarbij je de ouder in de gelegenheid stelt alsnog binnen 14 dagen te betalen. Je meldt bij uw betalingsherinnering:
a. dat na deze termijn de wettelijke rente in rekening zal worden gebracht vanaf het moment dat de ouder eigenlijk had moeten betalen
b. Je meldt daarbij tevens dat jij als ondernemer het recht heeft om de kinderopvang per direct te stoppen als er twee maanden kinderopvang is afgenomen waarvoor niet is betaald
c. Kondig ook aan dat indien betaling uitblijft binnen de gestelde termijn de vordering zal worden overgedragen aan een incasso-bureau en dat alle bijkomende kosten voor rekening van de ouder zijn
g. blijft betaling ook dan uit, dan kun je voor het innen van de vergoeding een incassobureau inschakelen.
h. beëindig, om jouw risico verder te beperken, de opvangovereenkomst met inachtneming van hetgeen in de Algemene Voorwaarden is gesteld.
Ook als u met een ouder een afwijkende betalingsafspraak maakt, moet u deze afspraak altijd schriftelijk vastleggen om discussie achteraf te voorkomen.