Het eerste formele contact tussen de opvangorganisatie en de ouder(s) is het intakegesprek. Leg daar al uit welke rol de oudercommissie heeft, wat de rechten én plichten zijn en hoe belangrijk het is dat er voldoende ouders zitting in hebben. Een onvoldoende in het GGD-inspectierapport kan hen ook benadelen. De kinderopvangtoeslag wordt tenslotte enkel uitgekeerd aan goedgekeurde kinderopvang. Vertel wat er van de commissieleden wordt verwacht: frequentie vergaderingen, welke bevoegdheden, de voorbereidingstijd en het organiseren/bedenken van activiteiten.
Tips bij het formeren van een oudercommissie:
- Benadruk bij iedere rondleiding dat je een actieve oudercommissie hebt/wilt opstarten.
- Geef een informatieblad mee waarin in ieder geval vermeld staat bij wie ze meer informatie kunnen krijgen (bijvoorbeeld het emailadres van de voorzitter).
- Vraag naar belangstelling (vaak merk je snel genoeg of iemand wel of niet geïnteresseerd is).
- Spreek ouders individueel aan (“Jij ben volgens mij een geschikt persoon.” of “Als ik je zo hoor praten kan jij een waardevolle aanvulling zijn.”).
- Maak een ‘pakkende’ brief voor alle ouders en vraag de leiding deze persoonlijk te overhandigen.
- Hang in het centrum een oproep op.
- Bespreek tijdens een ouderavond de oudercommissie. Vaak willen ouders wel wanneer ze weten dat die leuke vader of moeder die naast hen zit ook wil.
- Betrek de groepsleiding; vraag hen van welke ouders zij denken dat ze geschikt zijn voor de oudercommissie.
- Pak meteen door wanneer je het gevoel hebt dat iemand nog twijfelt.
- Neem zelf (in het begin) het initiatief.
- Betrek leidsters bij het proces en maak hen medeverantwoordelijk (bijvoorbeeld door de eindejaarsbonus te koppelen aan de vorming van de oudercommissie.
- Verzorg een informatieavond alleen gewijd aan de oudercommissie.
- Wanneer je merkt dat een ouder denkt ‘te dom’ te zijn voor lidmaatschap, ontkracht dit meteen. Benoem desnoods dat er ook ouders gezocht worden voor het organiseren van feesten of het versieren van lokalen.
- Stel je locatie beschikbaar (in de avonduren), ook voor de vergaderingen zonder leidinggevende van het centrum.
- Zorg voor koffie en thee en iets lekkers, of zelfs voor een lichte maaltijd.
- Zorg voor (gratis) verlengde opvang: tot de 6 leden is één leidster voldoende om de opvang van deze kinderen te verzorgen.
- Formeer bijvoorbeeld een 'tuincommissie/zomerfeestcommissie/Sinterklaascommissie' welke later over kan gaan in een oudercommissie
Als het je niet lukt een oudercommissie samen te stellen is het belangrijk voor de GGD te bewijzen dat je al het mogelijke hebt gedaan. Dit kan het verschil betekenen tussen een onvoldoende en een voldoende in het inspectierapport. Noteer daarom alle stappen die je hebt gezet met datum erbij en herhaal deze stappen desnoods ieder kwartaal.
Kijk ook onder best practices bij Virtuele Oudercommissie
klik hier voor een voorbeeld checklist informatieverstrekking bij aanmelding
Klik hier voor een voorbeeld checklist intakegesprek
Bron:
project Workshop Inspraak